Бележка и доклад - каква е разликата между тях

Сред различните видове бизнес комуникации кореспонденцията е важна част от офисния живот. Неговият основен инструмент са добре познатите офис бележки, които, в зависимост от съдържанието, са обяснителни, лекционни и др.

Какво е бележка и защо е необходима?

Съгласно предназначението си, меморандумът е информационно съобщение, адресирано до служителите на собствените си или други отдели, ръководството на отдели, фирми, подразделения, клонове. Списъкът на темите, обхванати от тези документи, е доста широк. Бележките информират за основните събития в живота на компанията, за изпълнението на текущата работа, за преобладаващите необичайни ситуации, съдържат оплаквания и начини за решаване на различни производствени проблеми.

Основната цел на този вид комуникация е да се координират различни работни въпроси в случаите, когато устно решение не е възможно по някаква причина. Документът може да бъде използван и като насока за съставяне на поръчки, които, за разлика от поръчките, са по-неформални.

Примерна бележка

Видове и предназначение на отчетите

Докладът е най-популярният вид бележки, адресирани до ръководителя на компанията, главния счетоводител или друг високопоставен служител. Основната цел на доклада е да информира лицата от по-високо ниво за всяка ситуация, изпълнението на работата, както и да изготви препоръки за разрешаване (премахване) на проблем и т.н. Меморандум, за разлика от официален, винаги се изпраща на по-високо ниво и е правно обвързващ.

Най-често срещаният вид бележки са докладване, информиране на ръководството за изпълнението на плановете, напредъка на текущата работа и т.н. По-рядко са доклади, които докладват за всяка непланирана ситуация, която изисква отговор от по-висше ръководство. Обхватът на въпросите за такива доклади е доста широк: от информация, свързана с основната секторна дейност на предприятието, до жалби относно организацията на условията на труд и доклади за неспазване на трудовата и финансова дисциплина, служебното поведение и др.

Меморандум - пример

Ние правим правилната бележка в офиса

Структурата на бележката изисква наличието на следните елементи:

  • "Капачки", указващи организацията, името и местоназначението на адресата, име и длъжност на създателя.
  • Текстов блок, състоящ се от името на документа ("Service Note") и резюме на ситуацията, всякакви действия, искания.
  • Дати и подписи на компилатора (дата, подпис и име на компилатора са посочени в един ред отляво надясно).

Също така в служебната бележка може да се посочи регистрационният номер, ако според правилата на предприятието той е записан в дневника. Важно е да се отбележи, че тъй като служебните бележки се използват само в рамките на организацията, наличността на формуляри не е предпоставка, освен ако това не се изисква от фирмените правила. В същото време някои предприятия имат свои собствени бланки с лого, предназначени специално за извършване на официална кореспонденция.

Как да си направим меморандум?

Докладът в неговата структура е подобен на този на услугата. Основната му разлика е адресатът: ако информацията в бележката може да бъде изпратена на всеки друг служител, то тогава съобщението за доклада е адресирано до началника.

Начините за проектиране на бележка се различават в зависимост от целта. По-специално, вътрешният доклад, изпратен на ръководството в организацията, се издава по същия начин, както и служебната бележка. Разликата е в съдържанието на текстовия блок, който се нарича „Доклад”, съдържащ изложение на същността на проблема, предложения за неговото премахване или описание на вече предприетите мерки.

Но при изготвянето на външен меморандум, предназначен за служители на други организации, правилата са по-строги:

  • Документът се съставя на бланки на фирмата.
  • Бележката се регистрира в книгата на изходящите писма на фирмата, а присвоеният регистрационен номер се посочва в заглавието на бележката. Също така, когато получава бележка, тя се регистрира като входящ документ в организацията на адресата.
  • Външна бележка се подписва по правило от ръководителя на дружеството или неговия заместник. При изпращане може да се изисква и подпис на ръководители на други отдели.
  • Датата на бележката е датата на подписването и изпращането.
  • Ако бележката е придружена от документални приложения, в неговата текстова част се съставя списък на приложените документи.

Текстът на бележката зависи от предназначението му:

  1. Докладът за доклада трябва да съдържа информация за напредъка на работата, спазването на сроковете, описание на текущите проблеми и др. Такъв доклад позволява на шефа да забележи недостатъците в работата във времето и да ги отстрани.
  2. Меморандумът за конкретна ситуация се състои от подробно описание на проблема и предложения за неговото подобряване (елиминиране). На практика често такива документи са посветени на оплаквания за нарушения на трудовата дисциплина от страна на служителите и са отрицателни, затова при представянето на информация е важно да се пропусне емоционалният компонент и да се запази точката.

Бележка или доклад: каква е разликата?

Както можете да видите, офис и меморандуми имат много общи черти. И така, двата варианта се използват за бизнес комуникация, имат подобна проектна структура. Същевременно съществуват редица разлики:

  1. Бележката е адресирана до служители от различни звания в рамките на предприятието, докато докладът се прави само на адреса на по-високо ниво (собствено или дружество от трета страна).
  2. Бележката е вътрешен документ, а меморандумът може да се използва във външна кореспонденция с други юридически лица.
  3. Заметката, за разлика от доклада, няма правна сила.
  4. Тъй като бележката се използва вътрешно, тя може да бъде съставена на обикновен лист хартия. По същия принцип се изготвя и вътрешен доклад, ако се използва вътрешно. В същото време, ако докладът се изпраща на друга организация, при неговата подготовка се използват бланки, регистрационен номер и други задължителни елементи на официална кореспонденция.

Препоръчано

Каква е разликата между технопарк и индустриален парк?
2019
Кератин изправяне или ламиниране: какво е по-добре и каква е разликата
2019
Джес и Ярин: сравнение и кое е по-добро
2019